スマート会議ラボ（以下「当社」といいます。）は、会議室サービスの提供にあたり、お客様の個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト lulmam.pro および当社が提供する会議室関連サービスにおける個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 事業者情報
- 事業者名：スマート会議ラボ
- 所在地：東京都渋谷区道玄坂2-18-7
- 電話番号：+81 3 6809 4752
- メールアドレス：[email protected]
- ウェブサイト：lulmam.pro
- 事業内容：会議室の予約・運営・関連サービスの提供
2. 収集する情報および取得方法
当社は、サービス提供に必要な範囲で、以下の個人情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、所属部署、役職
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約日時、利用人数、利用施設、利用目的に関する情報
- 請求先情報、支払情報、取引履歴
- 問い合わせ内容、アンケート回答、要望・苦情等の記録
- ウェブサイトの閲覧情報、IPアドレス、Cookie、端末情報、アクセスログ
- 防犯・安全管理のための監視カメラ映像等、施設利用に伴い取得される情報
当社は、これらの情報を、予約フォーム、問い合わせフォーム、電話、メール、対面、契約書類、決済手段、ならびにウェブサイトの利用を通じて取得します。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 会議室の予約受付、本人確認、利用管理、入退室管理のため
- 請求、決済、返金、会計処理および関連する事務処理のため
- サービス提供に関する連絡、重要なお知らせ、契約の履行のため
- 問い合わせ対応、サポート、トラブル対応のため
- 施設の安全管理、防犯、事故防止、迷惑行為の抑止のため
- サービス品質の改善、新サービスの企画・開発、統計分析のため
- キャンペーン、イベント、各種案内等のご連絡のため
- 法令に基づく対応、権利行使、紛争対応のため
- 上記利用目的に付随する目的のため
当社は、個人情報を取得の際に明示した利用目的の範囲内で利用し、目的外利用を行わないよう適切に管理します。
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、以下のような正当な事由により個人情報を取り扱います。
- お客様との契約の締結または履行のため
- 法令上の義務を遵守するため
- お客様の同意がある場合
- 当社または第三者の正当な利益を追求するため
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
なお、個人情報保護法その他適用法令により、同意取得が必要な場合は、適切な方法で同意を取得します。
5. 個人情報の第三者提供および業務委託
当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
- 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合
当社は、予約管理、決済処理、システム保守、メール配信、分析、警備等の業務を外部に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、秘密保持義務、再委託管理、安全管理措置等を契約等により求めます。
また、当社は、法令に従い、共同利用を行う場合は、その旨を別途公表または通知します。
6. 個人情報の外国への移転
当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、分析ツール等の利用に伴い、個人情報を日本国外に保管またはアクセス可能な状態で取り扱う場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に基づき、必要な情報提供、同意取得、または必要な保護措置を講じます。
外国にある第三者への提供が必要となる場合には、当該第三者における個人情報保護の体制を確認し、適切な安全管理措置を講じます。
7. 保有個人データの保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間保有します。保存期間の考え方は以下のとおりです。
- 予約・契約・請求・決済に関する記録：取引終了後、法令および会計・税務上必要な期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、一定期間
- 監視カメラ映像等：安全管理上必要な期間
- アクセスログ等：セキュリティおよび分析上必要な期間
保存期間経過後、または利用目的達成後は、法令に従い、遅滞なく消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他法令に基づき、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 第三者提供記録の開示
- データポータビリティに関する情報提供の請求（法令上可能な範囲）
- 不服申立てまたは異議の申出
これらの請求をされる場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。ご本人確認のうえ、法令に従って合理的な期間内に対応します。ただし、法令上対応できない場合、または当社の業務遂行に著しい支障を及ぼす場合には、請求に応じられないことがあります。
9. 同意の撤回
当社が個人情報の処理についてご本人の同意に依拠している場合、ご本人はいつでも当該同意を撤回することができます。撤回の方法は、当社所定の手続またはお問い合わせ窓口への連絡によります。
なお、同意の撤回があった場合でも、撤回前に適法に行われた取扱いの有効性には影響しません。また、法令上、または契約上必要な範囲で個人情報の取扱いを継続する場合があります。
10. 苦情・相談の申出先
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、不服申立て等がある場合は、以下の窓口までご連絡ください。誠実かつ迅速な対応に努めます。
- 窓口名称：スマート会議ラボ 個人情報お問い合わせ窓口
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6809 4752
- 所在地：東京都渋谷区道玄坂2-18-7
また、必要に応じて、個人情報保護委員会やその他の適切な相談窓口にご相談いただくこともできます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 個人情報取扱いに関する社内規程の整備
- アクセス権限の管理および不要なアクセスの制限
- 通信の暗号化、パスワード管理等の技術的保護措置
- 従業者に対する教育・監督
- 委託先の選定および監督
- 施設内の入退室管理、防犯対策
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
当社は、個人情報保護法に基づく漏えい等の事案が発生した場合、必要に応じて個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を行います。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシー、当社の個人情報の取扱い、開示等の請求、苦情・相談に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- 事業者名：スマート会議ラボ
- 住所：東京都渋谷区道玄坂2-18-7
- 電話：+81 3 6809 4752
- メール：[email protected]
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、lulmam.pro上での掲示、メール通知その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、ウェブサイト上に掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年9月1日